Kirjanpitolautankunnan uusi yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista

Aikaisempi ohje oli vuodelta 2011. Yleisohje määrittää tositeaineiston sisällön, ohjeistaa kirjanpidon laadinnassa käytettäviä menetelmiä sekä kirjanpitoaineiston säilyttämistä. Ohjeen tarkoituksena on, että sitä voidaan soveltaa eri menetelmillä laadittuihin kirjanpitoihin. Digitalisoitumisen myötä kirjanpitojärjestelmät ovat kehittyneet sähköisiksi, mikä vaikuttaa myös tositteiden laatimiseen ja säilyttämiseen. Johtuen nopeasta kehityksestä, kirjanpitovelvollisten kirjanpitojen laadinnassa on käytössä hyvin monenlaisia ratkaisuja ja menetelmiä. Tämän takia ohjeessa on pyritty esittämään ratkaisut yleisluonteisesti.

Vaatimuksena aukoton kirjausketju eli audit trail

Monissa tapauksissa kirjanpito sisältää digitaalisen aineiston lisäksi myös paperisia tositteita ja raportteja. Jos tosite muodostuu useammasta dokumentista, niiden yhteyden tulee olla selkeästi kuvattu. Lisäksi kehittyneet kirjanpito-ohjelmat voivat laatia myös automaattisia tositteita. Tällöin järjestelmän tuottamaan tositteeseen tai kirjanpitomerkintään tulee kuvata riittävän yksityiskohtaisesti ne laskentasäännöt, joilla tosite on tehty ja kirjanpitomerkintä laadittu. Huolimatta käytettävästä kirjanpitomenetelmästä, KPL 2:6 §:n mukaan liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen on pystyttävä vaivattomasti todentamaan molempiin suuntiin. Aukoton kirjausketju toteutuu esimerkiksi siten, että liiketapahtumasta on laadittu yksilöity tosite, jonka perusteella siihen liittyvät kirjaukset voidaan hakea pää- tai päiväkirjasta. Yhteys pääkirjanpidosta tuloslaskelmaan ja taseeseen voidaan osoittaa laatimalla näistä myös tilikohtaiset versiot. Lain vaatimuksen mukaan tämä tulisi pystyä suorittamaan myös toiseen suuntaan eli tuloslaskelman tai taseen erästä tulisi pystyä porautumaan myös halutun liiketapahtuman tositteeseen.

Kirjanpitoaineisto ja sen säilyttäminen

Kirjanpito voi koostua digitaalisista tositteista ja se voidaan laatia ja säilyttää digitaalisena tai paperisena. Kirjanpidon säilyttämisen keskeinen vaatimus on, että aineiston tulee olla luettavissa ja tarkastettavissa riippumatta tallennustavasta.  Tarkastelu voi tapahtua esimerkiksi sähköisesti tai tulostamalla aineisto paperille. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistosta on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muut kuin ensin mainitut on säilytettävä vähintään kuusi vuotta, jollei muualla laissa ole säädetty pidempää määräaikaa.

Yleisohje luettavissa kokonaisuudessaan täältä