Blogi

Näin ehkäiset väärinkäytöksiä - 5 vinkkiä

”Talousjohtaja kavalsi organisaatiolta 250 tuhatta euroa. Henkilö, joka vastasi keskisuuren yhtiön kirjanpidosta ja maksuliikenteestä oli kolmen vuoden aikana lainannut yhtiöltä rahaa, jota ei pystynyt palauttamaan. Väärinkäytösepäily heräsi tilintarkastajan tutkiessa kirjanpidon epäselviä vientejä. Kukaan yhtiössä ei ollut aavistanut mitään ja kollegat kertoivat talousjohtajan olleen erittäin tunnollinen ja luotettavan oloinen. Hän tuli ensimmäisenä töihin ja haki postit eikä koskaan pitänyt 10 päivää pidempiä lomiakaan. ”

Kyseinen tarina on fiktiivinen mutta sisältää elementtejä eri väärinkäytöstapauksista, joita olemme uramme aikana nähneet.

Kuinka esimerkin kavallus olisi ollut estettävissä? Kyseissä tapauksessa johto oli tietoinen väärinkäytösriskistä ja ryhtyi joihinkin toimenpiteisiin kontrollien lisäämiseksi. Kontrollit eivät olleet kuitenkaan toimivia, eikä seurantaa toteutettu riittävässä määrin. Jälkikäteen ajatellen työkaverit olivat havainneet joitain varoitusmerkkejä, mutta eivät pitäneet niitä mainitsemisenarvoisina. 

Esitämme seuraavaksi muutamia vinkkejä, joilla voit ehkäistä väärinkäytöksiä organisaatiossasi:

1. Arvio väärinkäytösriskit omassa yrityksessä

Väärinkäytösten ehkäiseminen kannattaa aloittaa arvioimalla, minkälaisille riskeille yhtiö on altis (esimerkiksi kavallus, lahjus, näpistys, tuloksen vääristely jne) ja mitkä riskit yhtiö on halukas ottamaan. Kun tietoisuus näistä riskeistä on olemassa, on helpompaa suunnitella esimerkiksi tehokkaita kontrolleja ja ohjeita henkilöstölle.

2. Vahvista sisäisiä kontrolleja/sisäistä valvontaa

Yleisesti pienissä ja keskisuurissa yhtiöissä tehtäväkuvausten taikka sisäisten ohjeiden laatiminen nähdään raskaana. Ohjeistuksen puuttuminen voi kuitenkin johtaa siihen, että työntekijälle voi jäädä epäselväksi mikä on oikea tapa toimia tietyissä tilanteissa. Organisaation ollessa pieni muutamilla henkilöillä saattaa olla laajat työkuvat, mikä mahdollistaa väärinkäytöksen. Tällaisessa tapauksessa on syytä pohtia, onko mahdollista ja taloudellisesti järkevää jakaa tehtävät siten, että yhdellä henkilöllä ei ole mahdollista esimerkiksi sekä hyväksyä, kirjata että maksaa laskuja.

3. Toteuta seuranta

Usein asiakasyrityksissämme olemme havainneet, että johto seuraa tarkasti taloudellisia raportteja ja näin ainakin poikkeamat suhteessa odotuksiin tulee selvitettyä. Taloudellisten raporttien tarkempaan analysointiin voi myös hyvin pyytää apua tilintatarkastajilta tai muilta taloudellisilta neuvojilta. Johdon kannattaa myös seurata, että kontrollit toimivat kuten sovittu ja huomioida esimerkiksi tilintarkastajien suositukset sisäisen valvonnan kehittämisestä.

4. Panosta yrityskulttuuriin

Yrityskulttuuri voi vaikuttaa väärinkäytöksiin sekä myönteisesti että kielteisesti. Selkeä ja avoin yrityskulttuuri,

joka perustuu yhtiön arvoihin ja johon sekä johto ja työntekijät voivat sitoutua helpottaa myös hankalista asioista keskustelua. On siksi tärkeää viestiä yhtiön arvoista ja oikeista menettelytavoista. Tutkimusten mukaan johdon oma esimerkki on tässä ensiarvoisen tärkeää.

5. Mahdollista epäkohtien ilmi tuominen

Ilmianto on yleinen tapa, jolla väärinkäytös tulee ilmi. On tärkeää, että yrityksessä kannustetaan työntekijöitä kertomaan havaitsemistaan epäkohdista ja kehitystarpeista ilman pelkoa siitä, että kertojalle koituu hankaluuksia.

 

Tarvitseeko organisaatiosi apua epäillyn sisäisen valvonnan vahvistamisessa ja väärinkäytösriskien ehkäisyssä? Lue lisää sisäisen tarkastuksen palveluistamme täältä tai ota yhteyttä suoraan asiantuntijoihimme, niin keskustellaan lisää.