Rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten Revico Grant Thornton Oy (”RGT”) käsittelee Grant Thonrtonin Helsingin toimipisteeseen liittyvien työhakemuksen jättäneiden henkilöiden henkilötietoja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Työnhakijoista käytämme tässä tietosuojaselosteessa myös nimitystä ”rekisteröity”.

RGT voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. RGT tiedottaa rekisteröityjä tämän tietosuojaselosteen olennaisista muutoksista.

1. Rekisterinpitäjä

Y-tunnus: 0581395-9

Osoite: Paciuksenkatu 27

Postinumero: 00270

Postitoimipaikka: HELSINKI

Puhelinnumero: +358 9 512 3330

Sähköpostiosoite: info@fi.gt.com

2. Yhteyshenkilö

Nimi: Karoliina Hiekkanen

Osoite: Paciuksenkatu 27, 00270 Helsinki

Puh: +358 524 8336

Sähköposti: tietosuoja@fi.gt.com

Rekisteröity voi ottaa yhteyttä RGT:n tietosuojavastuulliseen kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvissä tilanteissa.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

RGT käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Rekrytointiprosessin tarkoituksena on valita työnhakijoiden joukosta RGT:n tarpeisiin sopivat henkilöt.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on RGT:n oikeutettujen etujen toteuttaminen. Rekisteröityjen henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Rekrytointiprosessin yhteydessä RGT voi pyytää rekisteröidyltä suostumusta henkilö- ja soveltuvuusarvion tai turvallisuusselvityksen toteuttamiseksi kansallisen sääntelyn nojalla.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

RGT käsittelee seuraavia henkilötietoja rekisteröidyistä:

• nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite ja sähköpostiosoite;
• koulutus-, työkokemus ja muu osaamistausta;
• rekisteröidyn oma kuvaus osaamisestaan ja soveltuvuudestaan tehtävään, sekä palkkatoive;
• rekisteröidyn oma-aloitteisesti toimittamat suosituskirjeet tai suosittelijoiden nimet, asema ja yhteystiedot;
• rekisteröidyn oma-aloitteisesti antamat vapaamuotoiset tiedot, kuten tiedot perhesuhteista, harrastuksista, luottamustoimista, elämäntilanteesta, jne.;
• rekrytointiin osallistuvien henkilöiden mahdollisesti kirjoittamat yhteenvedot rekisteröidystä ja mahdolliset yhteenvedot rekisteröidyn ilmoittamien suosittelijoiden antamista lausunnoista; ja
• mahdollisesti toteutetun henkilö- ja soveltuvuusarvion tai turvallisuusselvityksen tulokset.

5. Tietolähteet

RGT kerää henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään ja henkilöarviointeja suorittavilta palveluntuottajilta. RGT kerää henkilötietoja osana avointen työpaikkojen hakuprosessia, jolloin rekisteröity kirjaa henkilötietonsa suoraan RGT:n käyttämään rekrytointijärjestelmään. Tämän lisäksi RGT kerää rekisteröityjen sähköpostitse lähettämiä avoimia työpaikkahakemuksia.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

RGT siirtää rekisteröityjen henkilötietoja rekrytointijärjestelmän toteuttavalle palveluntarjoajalle ja henkilöarviointeja suorittaville palveluntuottajille, jotka käsittelevät henkilötietoja RGT:n toimeksiannosta ja lukuun. RGT luovuttaa henkilöarviointeja suorittaville palveluntuottajille vain sellaisten rekisteröityjen henkilötietoja, jotka ovat edenneet rekrytointiprosessissa henkilöarviointiin asti. Lisäksi RGT luovuttaa rekrytointiprosessissa edenneiden rekisteröityjen henkilötietoja viranomaisille, jos rekisteröidystä tehdään turvallisuus- tai muu taustatarkistus.

7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti EU:n / ETA:n ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu tietosuojalainsäädännön puitteissa ja rajoissa.

Käyttämämme EU-ulkopuoliset alihankkijat palvelu- ja ohjelmistotarjoajat kuuluvat Privacy Shield -listaukselle. Järjestely turvaa EU-kansalaisen perusoikeudet kun tämän henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin ja luo selkeät periaatteet yrityksille, jotka siirtävät henkilötietoja EU:n ja Yhdysvaltojen välillä.

8. Henkilötietojen säilytysaika

RGT käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja rekrytointiprosessin ajan, jonka jälkeen RGT säilyttää henkilötietoja rekisteröidyn valitseman ajan (0-6 kk).

Jos työnhakija valitaan tehtävään, RGT siirtää rekrytointiprosessin aikana kerätyt perustiedot ja muut työsuhteen kannalta olennaiset henkilötiedot RGT:n henkilöstörekisteriin.

9. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Se on huolellisesti arvioinut käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:

• laitteistojen ja tiedostojen suojaus
• kulunvalvonta
• käyttäjien tunnistus
• käyttövaltuudet
• käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.

10. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, johtaa se siihen, että RGT ei voi käsitellä rekisteröidyn työhakemusta, eikä RGT voi siten ottaa rekisteröityä huomioon rekrytoinnissa.

Rekisteröidyn on esitettävä vastustamista koskeva vaatimuksensa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn on pyynnön esittämisen yhteydessä yksilöitävä se henkilökohtainen erityiseen tilanteeseensa liittyvä peruste, jonka nojalla hän vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (esimerkiksi, että rekisteröity ei ole enää kiinnostunut kyseisestä työpaikasta). RGT voi pyytää rekisteröityä varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan vaatimustaan ennen pyynnön toteuttamista. RGT voi myös kieltäytyä rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin RGT ilmoittaa kyseisen perusteen rekisteröidylle.

11. Rekisteröidyn muut oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti koska tahansa oikeus:

• saada pääsy henkilötietoihinsa (tarkastusoikeus);
• vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojensa oikaisemista tai henkilötietojensa täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista (esimerkiksi siksi ajaksi, kun rekisteröity odottaa vastausta henkilötietojensa oikaisemista koskevaan pyyntöön).

Rekisteröidyn on tehtävä oikeuksiensa toteuttamista koskeva pyyntö kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. RGT voi pyytää rekisteröityä varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan pyyntöään ennen pyynnön toteuttamista. RGT voi myös kieltäytyä rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin RGT ilmoittaa kyseisen perusteen rekisteröidylle.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että RGT ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi tehdä valituksen sen jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn vakituinen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.