Tilinpäätöksen sähköinen allekirjoittaminen

Tilinpäätöksiä allekirjoitetaan yhä useammin sähköisten allekirjoituspalvelujen avulla, ja koronan myötä lisääntyneet etäkokoukset ovat entisestään korostaneet sähköisen allekirjoittamisen hyötyjä. Me tilintarkastajat olemme havainneet hyötyjen lisäksi myös haasteita allekirjoitusmenettelyissä; haasteita on ollut erityisesti siinä, että allekirjoitettavassa tilinpäätöksessä on siihen kuulumattomia asioita. On myös tapauksia, joissa tilinpäätöksiin on tehty korjauksia tai niistä on poistettu sivuja eikä hallitus ole allekirjoittanut tilinpäätöstä uudelleen. Tässä kirjoituksessa käydään läpi sähköisen allekirjoittamisen vaiheita ja käytännön vinkkejä onnistuneen sähköisen allekirjoituksen tekemiselle.

Mitä kuuluu tilinpäätökseen?

On tärkeää ymmärtää, mitä kuuluu allekirjoitettavaan ja julkaistavaan tilinpäätökseen ja mitä siihen ei kuulu. Tämä takaa tilinpäätösasiakirjan sujuvan sähköisen allekirjoittamisen.

Tilinpäätösasiakirja sisältää kaikki tilinpäätökseen kuuluvat osat, eli:

• Tuloslaskelman
• Taseen
• Liitetiedot
• Allekirjoitussivun
• Tarvittaessa konsernitilinpäätöksen ja rahoituslaskelman.

Tilinpäätösasiakirja ei sisällä tase-erittelyjä, liitetietotositteita tai luetteloa kirjanpito kirjoista. Tilinpäätösasiakirjaan ei myöskään sisällytetä pöytäkirjoja. Myös toimintakertomus on tilinpäätöksestä erillinen asiakirja, mutta jos yhteisö on velvollinen laatimaan toimintakertomuksen, se sisällytetään samaan tiedostoon sähköisesti allekirjoitettavan tilinpäätöksen kanssa.

Miten tilinpäätöksen sähköinen allekirjoitus tapahtuu? 

Tilinpäätöksen allekirjoittaminen on ollut jo pidempään mahdollista sähköistä allekirjoitusta käyttämällä. Sähköinen allekirjoitus sitoo allekirjoittanutta kuten tavallinen allekirjoitus.

Allekirjoituspalvelun ohjelmistoihin on yleensä valmiiksi rakennettu sujuvan sähköisen allekirjoitusprosessin vaiheet. Kun allekirjoituspalveluun on viety lopullisesta tilinpäätöksestä luotu tiedostomuotoinen (esim. pdf) asiakirja, saavat tilinpäätöksen allekirjoittajat (hallitus, toimitusjohtaja ja tilintarkastaja) allekirjoitettavasta tilinpäätöksestä herätteen joko sähköpostilla tai tekstiviestillä. Tässä vaiheessa on tärkeää muistaa, ettei tilinpäätöksestä ja allekirjoitussivusta laadita erillisiä dokumentteja. Tällöin osa sähköisen allekirjoituksen eduista, kuten muuttumattomuuden varmentaminen hukattaisiin.

Allekirjoittaminen tapahtuu niin sanotulla vahvalla tunnistautumisella joko pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Vahvan sähköisen tunnistamisen käyttö on suositeltavaa, mutta se ei ole juridisesti välttämätöntä. Itse allekirjoittaminen tapahtuu allekirjoituspalvelun tarjoajan verkkopalvelussa, johon allekirjoittaja siirtyy herätteessä olevan linkin kautta. Yleensä allekirjoittaminen on mahdollista sekä matkapuhelimella että tietokoneella.

Tilinpäätöksen arkistointi ja lähetys kaupparekisteriin

Kun tilinpäätös on allekirjoitettu asianmukaisesti, allekirjoituspalvelu lisää sähköiseen tilinpäätösasiakirjaan lisäsivun, johon tulee näkyviin allekirjoittajien nimet ja allekirjoitusajat. Allekirjoitukset yhdistetään tilinpäätöksen kanssa yhteiseksi tiedostoksi. Tämä tiedosto muodostaa ainoan virallisen tilinpäätöksen, josta allekirjoittajat ja allekirjoituskutsujen lähettäjä voivat tallentaa itselleen kopion sähköisenä tai paperilla. Kaikki muuttamattomat kopiot sähköisestä tiedostosta ovat alkuperäisiä asiakirjoja. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös on kirjanpitoaineiston tapaan säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Tilinpäätöksen ja tilintarkastuskertomuksen lähettämiseen kaupparekisteriin on kaksikin vaihtoehtoa. Allekirjoitettu tilinpäätös voidaan tallentaa pdf-muotoon ja lähettää veroilmoituksen liitteenä, tai se voidaan toimittaa jälkikäteen OmaVeron kautta. Tällöin tilintarkastuskertomus on usein sisällytetty samaan pdf-tiedostoon. Sillä ei ole eroa, onko esimerkiksi pdf-muodossa toimitettu tilinpäätös skannattu paperilla allekirjoitetusta tilinpäätöksestä vai muodostettu sähköisesti allekirjoitetusta tilinpäätöksestä.

Uudempi tapa on lähettää kirjanpito-ohjelmistosta rakenteinen iXBRL-tiedosto suoraan kaupparekisteriin. Tiedosto sisältää tilinpäätöksen ja tilintarkastuskertomuksen. Tämä uusi tapa tulee helpottamaan lähettämistä, sillä verohallinto saa jatkossa automaattisesti osakeyhtiön IXBRL-muodossa Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ylläpitämään kaupparekisteriin ilmoittamat tilinpäätöstiedot. Tähän mennessä osakeyhtiön on pitänyt toimittaa tilinpäätöstiedot erikseen Verohallinnolle veroilmoituksen antamisen yhteydessä, vaikka se olisi ilmoittanut samat tiedot PRH:lle IXBRL-muodossa.

Milloin tilinpäätös katsotaan allekirjoitetuksi?

Jos tilinpäätös allekirjoitetaan sähköisesti, tulee muistaa myös se, että tilinpäätös tulee erikseen päivätä, eli merkitä siihen tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärä. Pelkkä sähköisen allekirjoituksen päiväys ei riitä, sillä allekirjoittajilla saattaa olla eri päiväys sähköisessä allekirjoituksessaan allekirjoitusajankohdan mukaan. Sähköisen allekirjoituksen tietoteknisen päiväyksen tehtävänä on ainoastaan osoittaa luotettavasti se ajankohta, jolloin asianomainen on tehnyt allekirjoitusmerkinnän tarkoituksenaan todentaa aiempi tahdonilmaisunsa tilinpäätöksen hyväksymisestä.

Kirjanpitolautakunta onkin suosittanut lausunnossaan 2014/2021, että tilinpäätöksen hyväksymispäivämääräksi merkittäisiin näissä tilanteissa sama kuin toimielimen kokouspöytäkirjan päiväys; tai se päivä, jona päätösvaltaisuuden tuottava määrä toimielimen jäsenistä on sähköpostitse tai muutoin todistettavasti ilmaissut hyväksyvänsä tilinpäätöksen. Tämän jälkeen allekirjoitusmerkinnät tulevat tehtäviksi joko fyysisesti tai sähköisesti.

Hyväksymispäivällä on merkitystä muun muassa arvioitaessa, onko tilinpäätös laadittu kirjanpitolain edellyttämässä ajassa.

Voiko tilinpäätöstä korjata allekirjoittamisen jälkeen?

Tilinpäätöksen laatimisen jälkeen voi poikkeustapauksessa ilmetä muutoksia, jotka edellyttävät tilinpäätöksen uudelleen laatimista. Jos tilinpäätöstä korjataan allekirjoittamisen jälkeen, korjattu tilinpäätös ladataan allekirjoituspalveluun ja sähköiset allekirjoitukset on tehtävä uudelleen. Lisäksi vanhat tilinpäätösversiot allekirjoituksineen on poistettava allekirjoituspalvelusta.