Koronapandemia on tuonut monia haasteita useille yrityksille. Keskusteluissa asiakkaiden kanssa esille on nousseet etenkin epävarmuus tulevaisuudesta, kassatilanne, tilinpäätöksessä huomioitavat asiat uudet työskentelytavat ja suhteet asiakkaisiin sekä toimittajiin. Monilla on myös huoli lähipiirin terveydestä ja yleisestä taloudellisesta tilanteesta
Tässä uudessa tilanteessa paljon energiaa kuluu uusien työtapojen kehittämiseen ja näihin tottumiseen sekä kriisipalavereihin. Etätyöskentelyä mahdollistavia apuohjelmia sekä yhteyksiä otetaan käyttöön kovalla tahdilla ja yhtiön kontrollit jäävät vähemmälle huomioille.
Aikaisemmista katastrofeista ja poikkeustilanteista olemme oppineet, että nämä voivat synnyttää uusia väärinkäytösmahdollisuuksia. Epävarmat tilanteet ja ihmisten tiedontarve ovat saaneet huijarit liikkeelle aikaisempien luonnonkatastrofien aikana. Ikävä kyllä olemme saaneet lukea vastaavista huijauksista koskien koronavirusta. Liikkeellä on kalasteluviestejä (eng. phishing), joissa ihmisiä yritetään saada luovuttamaan tietoja esimerkiksi THL:n tai WHO:n nimissä. Tartuntoja estäviä tuotteita, kuten desinfiointiaineita ja hengityssuojia on haalittu ja pyritty myymään kohtuuttoman kovaan hintaan. Rahankeruuviestejä pandemian vuoksi ongelmiin joutuneiden ihmisten hyväksi on jo liikkunut somessa.
Yritysten kannalta mahdollisia vaaranpaikkoja väärinkäytöksille poikkeusaikana synnyttää esimerkiksi etätyöt. Työnteon helpottamiseksi, on houkutus purkaa aikaisempia kontrolleja. Tietyn työvaiheen nopea loppuunsaattaminen tuntuu ehkä tärkeämmältä kuin työvaiheen kuittaaminen toisen henkilön toimesta. Työntekijöiden sairaustuessa, tai estyessä saapumaan työpaikalle voi myös syntyä tarvetta jakaa työtehtäviä uudelleen ja lisätä esimerkiksi käyttöoikeuksia.
Muutamia vinkkejä väärinkäytösriskien huomioimiseksi:
Työntekijöitä on tärkeä ohjeistaa tunnistamaan kalasteluviestit.
Maksukontrolleihin kannattaa edelleen kiinnittää huomioita. Toimitusjohtajahuijauksille poikkeustila tarjoaa hyvät mahdollisuudet. Näissä huijari tyypillisesti esiintyy toimitusjohtajana tai johtohenkilönä ja esimerkiksi lähestyy yhtiön rahaliikenteestä vastaava henkilöä esimerkiksi pyynnöllä siirtää rahaa tai maksaa laskuja.
Uusien asiakkaiden ja toimittajien kanssa kannattaa noudattaa erityistä varovaisuutta ja suosia luotettavia maksukanavia.
Riittävästä toimintojen eriyttämisestä on tärkeää pitää kiinni.
Ennen kaikkea kontrolliympäristö kannattaa ehdottomasti käydä läpi ja pohtia, mitä väärinkäytöksille altistavia toimintoja yhtiössä on ja mitä olisi huomioitava tänä poikkeuksellisena aikana. Jos haluat saada lisää tukea ja vinkkejä yrityksen toimintaan haastavina aikoina katso oheinen webinaaritallenne PK-yrityksen kriisinhallinnasta tai ota yhteyttä asiantuntijoihimme.
